Estrategias y herramientas para crear una cultura de feedback en equipos en remoto

¿Notas que tu equipo está mucho más desconectado desde que os habéis pasado al teletrabajo? ¿Percibes que la comunicación entre el equipo ha ido a peor? Puede que tengáis un problema de falta de feedback. Puede que ya tenéis un problema de falta de feedback anteriormente, pero pasarse al trabajo en remoto ha magnificado el problema. ¡Pero tiene arreglo! Solo necesitas aplicar alguno de estos trucos, las herramientas apropiadas para tu caso, y ganas de revertir la situación. Aquí os dejamos algunas estrategias y herramientas para crear una cultura de feedback en equipos en remoto

Pero antes de empezar, vamos a aprender un poco más sobre el feedback y su importancia. Estas claves nos ayudarán a detectar la estrategia o la herramienta que más se ajuste a la cultura de feedback que queremos construir. 

¿Qué es el feedback?

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¡Vamos a ponernos académicos durante las siguientes líneas! El feedback es la información o el dato que un item concreto nos devuelve para saber si nuestras decisiones y acciones están siendo apropiadas o no, y para reducir nuestro nivel de incertidumbre.  

Un ejemplo que seguro conocéis: Tras rellenar un formulario online, pulsamos en “enviar” pero no ocurre nada. Y entonces nos preguntamos ¿Se habrá enviado? ¿Debería pulsar otra vez o eso hará que se envíe dos veces? ¿Habrá ocurrido algún error? Todas estas dudas ocurren porque nos falta feedback. Si en lugar de no ocurrir nada, hubiera aparecido un mensaje de “enviado correctamente”, o “error al enviar”, o “falta un campo por rellenar”, esa pequeña pieza de información nos habría resuelto muchísima incertidumbre. Todo el abanico de posibilidades se reduce y sabemos perfectamente cuáles deberían ser los siguientes pasos.

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Otro caso muy común donde podemos observar la importancia del feedback lo encontramos en nuestras publicaciones en redes sociales. Cuando subimos cualquier contenido a nuestras redes sociales, todos nuestros contactos pueden darle su “me gusta” o dejarnos un comentario. Aunque esto hay que cogerlo con pinzas, lo más lógico es pensar que cuantas más interacciones recibamos en esa publicación o cuantos más comentarios nos dejen, eso significa que esa publicación es más interesante que otra con menos interacciones. Si una de nuestras publicaciones tiene 50 me gustas y la siguiente tiene 200 me gustas, puede que publiquemos más contenido similar al que ya acumula 200 likes. El feedback que nos han aportado nuestros contactos nos ayuda a orientar nuestras acciones futuras.

Con estos ejemplos podemos darnos cuenta de que el feedback es cualquier dato que nos da más información sobre nuestras acciones o sobre nuestro entorno. Y no tener feedback nos puede provocar estrés e incertidumbre, y puede llevarnos a acciones que no corresponden con las necesidades reales.


¿Por qué el feedback es importante en equipos en remoto?

Tras esta primera introducción, pasamos a la parte preocupante: El feedback en la empresa tiende a ser escaso o nulo, impactando negativamente en la motivación de los empleados y las empleadas. El 79% de las personas que abandonan una empresa lo hacen porque sienten que no se les reconoce su esfuerzo y su trabajo. Es decir, abandonan por falta de feedback. Seguro que alguna vez habéis escuchado eso de “Me voy porque no me siento valorado”. Ni es por un tema económico (aunque a veces sí) ni por conflictos con el equipo o sus superiores (que obviamente, también se dan esos casos, no estoy generalizando). Simplemente porque no se sienten valorados. 

Además otro problema relacionado con la falta de feedback es que la plantilla no identifica sus áreas de mejora porque nadie les está señalando en qué deben mejorar. Y es que la única función del feedback no es felicitar y reconocer, sino también señalar esos aspectos que no se están llevando a cabo de forma correcta para corregirlos.

Bueno, pues no quiero asustaros todavía más, pero es que si la falta de feedback ya era preocupante, la situación empeora con el trabajo en remoto. Con el teletrabajo, cada miembro del equipo lleva a cabo sus tareas en su propia burbuja. Su contexto espacial que al fin y al cabo algo de información y feedback sí le aportaba, ya no existe. Se encuentra más aislado todavía y la comunicación empeora. Quizá antes aún podía captar algo de feedback relacionándose con sus compañeros y compañeras, viendo las caras de sus superiores, o en los momentos donde era imprescindible recibirlo. Pero eliminando todo este espacio presencial, el feedback desaparece más todavía. Por lo tanto el aislamiento y los problemas por falta de feedback se magnifican. 

Por estos motivos ahora vamos a estudiar algunas estrategias para mejorar el feedback y crear una cultura de feedback sana en tu empresa, especialmente en los equipos en remoto (aunque la estrategia es muy similar para equipos presenciales).


Estrategias para crear una cultura de feedback en equipos en remoto:

Estrategia 1: Digitaliza tu sistema de feedback

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Quizá esta es la forma de mejorar el feedback en remoto más obvia de todas. Si estamos teletrabajando no podemos transmitir nuestro feedback de forma presencial. Pero aunque sea obvio no significa que sea fácil. Una buena cultura de feedback debería apostar por un feedback 360, donde el equipo también pueda comunicar su feedback sobre sus compañeros y compañeras y sobre sus superiores. Una buena cultura de feedback debería apostar por algo más que el tradicional sistema en cascada donde el feedback sólo se da de arriba hacia abajo, es decir de los superiores a los subordinados. Al final del árticulo recomendaremos herramientas para este objetivo.

Por lo tanto, la primera estrategia es encontrar una metodología para hacerlo online. Puedes usar el email, puedes usar una herramienta de videollamadas, o una herramienta de feedback de las que encontrarás al final del artículo. Pero establece un canal, una frecuencia y estandarizarlo para evitar confusiones y para que todos sepan a la perfección como dar ese feedback teniendo las expectativas claras. 


Estrategia 2: Automatiza el sistema de feedback

Seamos justos y realistas. La falta de feedback en la empresa no ocurre porque los jefes y las jefas sean unos villanos de telenovela que se niegan a reconocer los esfuerzos de sus equipos solo por fastidiar. La dirección no está sentada en un sillón bebiendo una copa de vino mientras ríen de forma maligna por no dar feedback a su plantilla.

Los altos mandos y los mandos intermedios reciben una gran presión para cumplir objetivos y resultados al final de un mes o de un periodo determinado. Y la prioridad de su día a día la acaban poniendo dónde se juegan su puesto y su sueldo. Por este motivo, reconocer el esfuerzo de la plantilla acaba siendo la tarea que se deja para el final de la lista, y a veces ni se realiza porque en un día normal ni siquiera terminamos las primeras tareas de la lista.

Si la lista de tareas es interminable, todavía es peor cuando además deben lidiar con una realidad totalmente nueva: el teletrabajo. Pero dan igual los motivos por los que no damos feedback a nuestros equipos, las consecuencias de no darlo no van a desaparecer, no van a perdonarnos por tener un justificante. El mundo empresarial y los seres humanos no funcionamos así.

¿Qué podemos hacer ante esta situación? Pues automatizar lo máximo posible ese feedback para que se realice sin requerir un gran esfuerzo por nuestra parte. Si automatizamos el feedback de los pequeños logros del día a día, ya tenemos el 70% del trabajo hecho. Y el resto del feedback ya lo damos de una forma personalizada, como una videollamada mensual o trimestral. Pero ese seguimiento más personalizado y completo ya se realiza con un gran trabajo hecho detrás. Esto podemos alcanzarlo con gamificación. A lo largo del artículo la nombraremos de nuevo.

En la sección de herramientas descubriremos alguna que nos puede ayudar en esta situación.


Estrategia 3: Lleva a cabo actividades de team building en remoto que refuercen el feedback

Las actividades de team building son una oportunidad ideal para reforzar los valores de la empresa. Pero hacer team building en remoto no es tan sencillo. Por suerte existen herramientas como GamiTeams, juegos muy sencillos y económicos para llevar a cabo durante una videoconferencia o en una sala de reuniones presencial.

Uno de los juegos de Gamiteams es DigiKudos. Se trata de una forma muy sencilla de dar feedback de forma amena y haciendo que todo parezca un juego. Luego hablaremos de ella en la sección de herramientas para crear una cultura de feedback en equipos en remoto. 


Estrategia 4: Aprovecha el poder de la gamificación

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La gamificación consiste en añadir elementos de juegos en ámbitos que no son juegos para mejorar la satisfacción del usuario y crear experiencias atractivas basadas en tareas que no son demasiado atractivas de por sí. 

Al inicio del artículo hemos hablado de las redes sociales como ejemplo de feedback. Y es que las redes sociales han aprendido que el feedback instantáneo engancha. El software comercial (como Facebook o Instagram) sabe que añadir elementos de gamificación (como la sensación de progreso, los mecanismos de feedback instantáneo, las competiciones o las interacciones sociales) incrementan el uso y la satisfacción de sus herramientas. ¿Y si aplicamos estos mismos elementos de juego en nuestras herramientas de feedback?

Utilizando una herramienta digital gamificada (como Zeppelean) tu equipo puede ganar premios virtuales por completar tareas o recibir feedback positivo. ¡Estas recompensas virtuales también funcionan como feedback! Son un premio por un trabajo bien hecho. Esta es una forma genial de mejorar el feedback en la empresa, y si la herramienta es digital podemos usarla en remoto. 


Herramientas para crear una cultura de feedback en equipos en remoto

Ya te hemos dado algunas claves para que traces tu estrategia. Ahora vamos a pasar a las herramientas que te ayudarán a llevarla a cabo. 

1: Zeppelean. Da feedback y mejora jugando.

Abrimos la lista de herramientas para crear una cultura de feedback en equipos en remoto con Zeppelean. Zeppelean reinventa la evaluación de empleados para convertirla en un juego. La gamificación es una de las tecnologías más eficaces a la hora de gestionar y hacer crecer el talento en la organización. Y Zeppelean convierte el feedback en un divertido juego de coleccionar cromos.

El funcionamiento es súper sencillo: 

  1. Das de alta los valores o las habilidades sobre las que quieras dar feedback (puntualidad, proactividad, ventas, comunicación… Zeppelean es un lienzo en blanco. Literalmente puedes poner lo que necesites). 
  2. Asignas un periodo de evaluación a cada valor o habilidad. Por ejemplo, semanal o mensual. 
  3. Tu equipo recibe los formularios en la frecuencia que hemos configurado. Los líderes de equipo evalúan a sus empleados, y los empleados pueden autoevaluarse a sí mismos, a sus compañeros y a sus líderes. 
  4. Cada vez que un usuario completa una evaluación, ¡recibe monedas virtuales! Con esas monedas puede comprar cromos en la plataforma. Existe un ranking donde se posicionan los usuarios según el valor de su colección de cromos.

Todas las personas de la organización tienen su propio dashboard con sus resultados, así saben cuales son los puntos fuertes y los puntos a trabajar. Incluso desde la propia herramienta podrás dar de alta tareas de mejora para que los empleados mejoren sus resultados en la siguiente evaluación. ¡También se ganan monedas y cromos por completar estas tareas y mejorar resultados!

Además la herramienta está completamente en español. No habrá problemas para esos equipos muy talentosos, pero que se sienten intimidados por el idioma de Shakespeare. 

Más información: Zeppelean.io


2: Google Spreadsheet + Google Forms

herramientas para crear una cultura de feedback en remoto

No siempre necesitamos una herramienta desarrollada exclusivamente para dar feedback a empleados, ni una herramienta que cueste mucho dinero. Esto es relevante si somos un equipo pequeño y económicamente modesto. (O si no somos un equipo pequeño, pero sí económicamente modesto). 

Entre toda la suite que nos ofrece Google de forma gratuita encontramos dos herramientas que pueden ser muy útiles a la hora de dar y recibir feedback. Estas son las hojas de cálculo de Google (o Google Spreadsheets en inglés) y la herramienta de Google para crear y enviar formularios, Google Forms.

Las hojas de cálculo de Google son una excelente opción frente al tradicional Microsoft Excel por las ventajas de ser una herramienta en la nube. A esa hoja de cálculo tendrían acceso todos los usuarios que tú le des permisos y que además podrán editar el mismo documento al mismo tiempo. Esto nos ahorra muchos dolores de cabeza, especialmente cuando el documento circula sin control en cadenas de emails y no sabemos qué versión es la más actualizada. Con una única versión del documento en la nube nos ahorramos ese problema. 

Y para recibir datos en forma de encuesta, podemos crear formularios con Google Forms. Esta herramienta nos ofrece muchos tipos de preguntas, desde preguntas para responder en una escala numérica, hasta preguntas de texto abierto donde los empleados redactan un breve texto. 

Además estas herramientas están totalmente en español y son gratuitas. El único problema es que no están pensadas exclusivamente para dar y recibir feedback de empleados. Al ser una herramienta muy genérica no todas las funcionalidades nos encajarán como un guante (como sí ocurre con una herramienta pensada solo para dar feedback en la empresa y procesar datos con ese objetivo). Pero sigue siendo una opción muy interesante para los que quieren hacer crecer su talento sin sacrificar su presupuesto. 

Más información en: Google SpreadSheets y Google Forms


3: DigiKudos

DigiKudos no es una herramienta para realizar encuestas o pedir feedback de forma automática y frecuente. Se trata más bien de un juego puntual que podemos llevar a cabo en actividades de team building o en reuniones. 

DigiKudos es un juego de team building en remoto para dar y recibir feedback por parte del equipo. Por turnos, cada jugador o jugadora debe dar el feedback que las dos cartas le indiquen de forma aleatoria.

De esta manera creamos un espacio seguro y divertido para reconocer el esfuerzo de los demás, para generar confianza entre el equipo y para encontrar áreas de mejora. ¡Podéis encontrar una demo del juego en este enlace! Recordad que es una versión demo con contenido limitado, por eso las cartas aleatorias tienden a repetirse. La versión completa tiene mucho más contenido. Podéis encontrar más información y precio de este juego aquí. 

Lo mejor es que no necesitamos complicarnos la vida para jugar. Solo necesitamos que el equipo haga una videollamada, y que el dinamizador comparta su pantalla con el juego abierto. Por lo tanto es perfecto para jugar tanto de forma presencial en una sala de reuniones, como de forma remota. O incluso en un ambiente mixto donde la mitad del equipo está en remoto y la otra mitad en la sala de reuniones

Podéis encontrar más información y precios aquí.


4: Tinypulse: ¿Cómo se sienten tus empleados?

Imagina que creamos una herramienta que fusiona las encuestas de empleados de Google Forms con los datos procesados de nuestro Google Spreadsheets. Esta herramienta sería Tinypulse.

Tinypulse nos permite crear encuestas de satisfacción y clima laboral para medir el bienestar de nuestros empleados. Un ejemplo de pregunta que podemos crear es “En una escala del 1 al 10, ¿cómo de contento estás con tu trabajo?” 

A partir de los resultados de estas encuestas se generan automáticamente gráficos e informes. De esta manera siempre tenemos una foto de los satisfechos que están nuestros empleados y tomar medidas al respecto.

Más información: https://www.tinypulse.com/

5: 6Q: Encuestas de 6 preguntas. 

6Q tiene una propuesta de valor muy interesante: encuestas formadas solo por 6 preguntas (de ahí su nombre, “6 Questions”.) Además las preguntas las escoges de una librería de 200 preguntas ya preparadas por expertos. Eso sí, en inglés (como viene siendo costumbre en este tipo de herramientas). 

Otra funcionalidad muy interesante que incluye esta herramienta de feedback es la opción de dar feedback a compañeros. Existe un sistema de reconocimiento para felicitar a otros compañeros por algo que han hecho. De esta manera el feedback no solo ocurre en vertical, sino también en horizontal. 


Y hasta aquí la lista de estrategias y herramientas para crear una cultura de feedback en equipos en remoto. Como véis, existen muchos recursos para llevar esto a cabo. ¿Quieres empezar por algo sencillo y económico? ¡Prueba los juegos de team building online enfocados al feedback! Aquí tienes una demostración gratuita de DigiKudos. 

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