Trabajo asíncrono, la revolución del teletrabajo. Guía completa con ventajas y herramientas

El auge del trabajo en remoto (o de una metodología mixta entre teletrabajo y trabajo presencial) nos ha abierto a todo un abanico de posibilidades tanto para los empleados y empleadas como para las empresas.

No estar obligados a correr para no perder el tren o el autobús, conducir o caminar hasta el trabajo nos ha permitido conciliar más. De hecho, estudios demuestran que los empleados y las empleadas agradecen tener más flexibilidad para gestionar su tiempo a su manera y adaptándose a sus necesidades. Los empleados y las empleadas gestionan su tiempo en torno a su vida cotidiana, no en torno a su trabajo. Y esto tiene muchas ventajas también para la empresa: la productividad aumenta, la rotación disminuye, y los reclutadores pueden contratar al mejor talento esté a 5 minutos de la oficina o a 5000km de ella. 

Pero esta nueva forma de estructurar nuestro horario de trabajo requiere otra metodología de trabajo. Estamos acostumbrados a que todos y todas coincidamos en un mismo espacio-tiempo y a colaborar (o mejor dicho, a interrumpirnos). Y demasiada libertad horaria puede entorpecer esta metodología de trabajo tradicional. Pero por suerte existen otras formas de trabajar. ¿La que mejor encaja con el teletrabajo? ¡El trabajo asíncrono! Vamos a repasar en qué consiste, sus ventajas y cuales son las herramientas más apropiadas para llevarlo a cabo de forma excelente.

¿Qué es el trabajo asíncrono?

El trabajo asíncrono ocurre cuando varias personas del mismo equipo trabajan durante diferentes momentos del día. Es lo contrario al modelo de trabajo tradicional donde todos esperan que el equipo esté disponible y en el mismo lugar en un horario concreto de trabajo, por ejemplo de 8:00 a 16:00.

La diferencia clave entre los dos modelos de trabajo está en la comunicación. El trabajo tradicional está basado en la comunicación en tiempo real con pequeños elementos asíncronos (como el email). Mientras que el trabajo asíncrono es todo lo contrario: se fomenta la autonomía y la comunicación se hace de forma que cada uno pueda responder a su ritmo o según su propio horario. Aun así existen algunas excepciones donde será necesario una conversación en tiempo real (pero que se intentan reducir lo máximo posible).

Este tipo de trabajo asíncrono es posible gracias a una serie de herramientas digitales, como el correo electrónico, los servicios de mensajería (como Slack o Teams), los gestores de proyectos colaborativos (como Trello y Clickup), y los espacios de almacenamiento compartido (Como Dropbox o Google Drive).


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¿El trabajo asíncrono es para todos los equipos?

Por desgracia, no todos los equipos son aptos para este tipo de trabajo. Algunos puestos de trabajo se pueden llevar a cabo en remoto. Pero si tu trabajo depende de un horario de atención al público, sí vas a estar atado a un horario establecido, generalmente un horario comercial. Un departamento de atención al cliente o un call center puede ejecutar perfectamente su trabajo desde casa, pero no puede trabajar en el horario que esta persona quiera.  

El trabajo asíncrono está pensado para esos equipos que pueden trabajar en remoto, y que además trabajan por proyectos sin necesidad de estar disponibles en un horario comercial para los clientes. Agencias de marketing, diseñadores, programadores, arquitectos…

Tampoco es una forma de trabajar apropiada para esos equipos con una metodología de trabajo muy antigua basada en el control estricto. Los líderes no pueden hacer de perros policía en el trabajo asíncrono, así que si no vas a depositar confianza en tu equipo de trabajo, no uses esta metodología porque no te va a funcionar.


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Beneficios y retos del trabajo asíncrono

Llevar muchos años trabajando de forma tradicional y en tiempo real puede hacer que nos cueste mudarnos al trabajo asíncrono, especialmente si nos gusta la comunicación en tiempo real y tenemos poca paciencia esperando a que nos respondan. Pero el trabajo asíncrono puede hacer maravillas con la productividad de tu equipo.

Muchos estudios demuestran que estar continuamente pendientes de los canales de comunicación perjudica la productividad. Recibir un email con alguna tarea urgente, que te interrumpan con alguna duda, recibir mensajes irrelevantes, la mala comunicación y organización… todas estas interrupciones cortan tu flujo de trabajo y malgastan tu tiempo y energía. En algunas ocasiones necesitamos hasta 30 minutos para encontrar la concentración de nuevo tras una interrupción. ¡Imaginaos si nos pasamos el día interrumpiendo y siendo interrumpidos! 

Estas son algunas de las ventajas que podemos encontrar en el trabajo asíncrono.

  • Al trabajar de forma asíncrona, nos forzamos a organizarnos mejor (porque no podemos interrumpir a alguien en tiempo real, porque quizá esa persona no está trabajando en el mismo horario que tú) y la comunicación pasa a ser más precisa y distrae menos.
  • Trabajar de forma asíncrona permite mejorar el equilibrio entre la vida personal y la vida laboral, ya que no te obliga a estar conectado en un horario fijo.
  • El trabajo asíncrono le da al empleado la flexibilidad para trabajar en las horas en las que se siente más productivo. ¿Eres de los que tienen su chute de energía a las 6 de mañana? Trabaja en ese horario. ¿Eres una persona nocturna y te concentras mejor a las 10 de la noche? Trabaja en ese horario. 
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De todos modos, también tenemos que hacer algunos sacrificios para disfrutar de estas ventajas. Estos son algunos de los inconvenientes del trabajo asíncrono:

  • Debemos aprender a organizar mejor el trabajo a nivel individual. No podemos dejar cosas en el aire porque desaparece la posibilidad de interrumpir al compañero o compañera en tiempo real. Podemos preguntar dudas, pero no nos van a responder al minuto. Esto puede retrasar algunas tareas especialmente en proyectos mal organizados.
  • Necesitamos ser diligentes en cuanto al horario que nos hemos establecido. Dejar tu horario demasiado en el aire puede acabar siendo contraproducente. La línea entre “me monto mi horario sobre la marcha” y “estoy disponible a todas horas” puede ser muy fina. 
  • Los gestores de proyecto tienen un reto extra, ya que la organización del proyecto es esencial para que todo el equipo pueda trabajar de forma más autónoma posible. Por suerte hay herramientas que nos ayudan a gestionar este trabajo.
  • Debemos aprender a manejarnos en las nuevas tecnologías digitales. Porque aquí estaremos solos y solas ante el peligro. No podemos acudir al equipo técnico si no nos funciona una webcam o el micrófono, por ejemplo.

Cómo lograr que el trabajo asíncrono funcione en tu equipo

Sería imposible hacer que el trabajo asíncrono funcione en tu equipo en remoto sin tecnología. Las herramientas digitales cobran un protagonismo absoluto en el trabajo asíncrono. De todos modos no necesitamos herramientas ultra punteras y caras. Incluso existen alternativas gratuitas que te pueden ayudar a gestionar un equipo en remoto de forma asíncrona sin problemas. En el apartado correspondiente listamos algunas.

Pero la tecnología no lo es todo en los equipos asíncronos. Los equipos también necesitan establecer procesos internos y metodologías para que la colaboración fluya y para no poner en peligro la conciliación.

Un consejo para los novatos en el trabajo asíncrono es no pasar de golpe el 100% de su horario a esta metodología. Es preferible establecer unas horas al día donde sí será obligatorio estar disponibles (por ejemplo, todas las mañanas de 10:00 a 13:00) y que el resto de horas se las distribuya cada uno cómo quiera. Una vez nos sintamos seguros ya podemos reducir este horario fijo a menos horas, o solo algunos días a la semana, hasta que finalmente no los necesitemos porque seremos unos expertos trabajando de forma asíncrona. O quizá decidís no prescindir nunca de estas horas “comunes”, muchos equipos asíncronos que llevan años trabajando de esta manera todavía mantienen ese pequeño horario “en tiempo real” porque les ayuda a resolver dudas de forma rápida sin esperas. 


Las herramientas que todo equipo en remoto que trabaja de forma asíncrona necesita

Una herramienta de comunicación, como Slack o Teams

Posiblemente uses algunas herramientas que no están pensadas para el entorno laboral sino para el entorno cotidiano, como Whatsapp o Telegram. En este último caso te recomendamos migrar a una herramienta que sí esté pensada para equipos profesionales como Slack o Teams. Por un lado, ayudan a desconectar y a mejorar el equilibrio entre la vida personal y la profesional. Por otro lado, al estar pensadas especialmente para un uso profesional, encontramos funcionalidades extra muy útiles, como los espacios de trabajo, las salas por proyecto, los hashtags…

Estos canales de comunicación no solo permiten hablar sobre proyectos o temas profesionales, sino también permiten crear salas con todo el equipo para hablar de conversaciones comunes, como las que tendríamos frente a la máquina de café. Por lo tanto utilizarlas puede ser una forma mucho más emocional de comunicarse entre el equipo que usando solo el email o llamadas de teléfono puntuales. 

Además también nos permiten hacer videollamadas, de esta manera no es necesario depender de otras herramientas externas para hacer las reuniones necesarias. 


Una herramienta de seguimiento de tiempo, como Toggl, o Desktime

Mucho ojo. Estas herramientas no sirven para controlar y vigilar. No se tratan de herramientas para fichar horas. Se trata de herramientas para hacer un seguimiento de la cantidad de horas que se dedica a cada tarea o proyecto, ya sea de todo el equipo o de forma individual. Esto puede ayudar a los líderes a redistribuir tiempos, a presupuestar mejor o a ver dónde se van las horas de trabajo. Pero no nos sirven para vigilar porque son fácilmente manipulables. Debemos confiar en nuestro equipo para que esta metodología funcione.

Estas herramientas son muy útiles para hacer reportes diarios, semanales o mensuales de los tiempos dedicados a cada tarea o proyecto. 


Paquetes ofimáticos colaborativos, como Google Docs

Estas herramientas también son muy útiles en el trabajo tradicional en tiempo real, pero cobran mucha importancia especialmente en el trabajo asíncrono porque todos tienen siempre acceso al mismo documento siempre actualizado, sin tener que enviarlo continuamente por email. 

Una hoja de cálculo o un documento de word donde varias personas pueden estar actualizándolo al mismo tiempo nos permite que siempre tengamos acceso a la última versión, aunque entren varias personas a la vez a editar o consultar el documento. Esto nos ahorra muchísimo tiempo, evita malentendidos y permite que varias personas trabajen de forma colaborativa. 


Una herramienta para gestionar proyectos, como Trello o ClickUp

Trello es una herramienta de gestión de proyectos que también nos permite ver el status de nuestro trabajo de forma asíncrona, sin esas interminables reuniones de seguimiento. Podamos dejar comentarios en las tareas para darle indicaciones a nuestros compañeros y compañeras sobre los siguientes pasos o sobre el estatus de esa tarea. 

Es muy útil tanto para managers que necesiten ver el status del proyecto de un vistazo, como para los empleados y empleadas que quieran ver sus próximas tareas.


Una herramienta de almacenamiento en la nube, como Dropbox o Google Drive

Estas herramientas nos permiten almacenar documentos y archivos y que siempre estén disponibles para todo el equipo. No hace falta que pidamos siempre archivos, o pasarlos continuamente, o comprobar que el archivo que tenemos se trata de la última versión.

Como si fuera nuestro propio disco duro, podemos crear carpetas bien organizadas y añadir dentro todos los archivos que necesitemos o necesitarán nuestros compañeros y compañeras. 

Además nos permitirán acceder a ellos estemos donde estemos. ¿Cambiamos de ordenador? No hay problema, todo está en la nube. 


Una herramienta de calendarios, como Google Calendar

Hasta aquí tenemos el starter pack. Pero tenemos más herramientas dependiendo de las necesidades concretas de cada equipo, o algunas que no son imprescindibles pero sí recomendadas.


Una herramienta de feedback, como Zeppelean

El feedback siempre ha sido importante en la empresa a pesar de que siempre se ha dejado para un segundo plano. Cuando tu equipo no se siente valorado o reconocido, se desmotiva o abandona la organización con la esperanza de que en su siguiente puesto de trabajo valoren su esfuerzo. 

Lo más preocupante es que con el aislamiento del teletrabajo todavía es más difícil transmitir feedback, porque nos perdemos esas pequeñas validaciones casuales que encontramos al compartir un mismo espacio físico. Por suerte hay herramientas que nos ayudan, tanto en la oficina como en el trabajo remoto.

Zeppelean es una herramienta para dar feedback a los empleados o a los supervisores, y todo parece un juego. El juego de Zeppelean consiste en completar un álbum de 150 cromos, y para ello deberemos ser diligentes dando feedback y manteniendo feedback positivo. Además, permite intercambiar cromos con tu equipo o incluso tener batallas de cromos. Eso ayuda a crear lazos entre los miembros del equipo y a combatir el aislamiento del teletrabajo.

Podéis encontrar más información sobre Zeppelean aquí.


Una herramienta de team building, como GamiTeams

La marcha forzada hacia el teletrabajo puso patas arriba las actividades de teambuilding tradicional. Muchas empresas intentaron trasladar la experiencia con videollamadas haciendo concursos de cocina online, o talleres de baile online. Personalmente opino que el camino no era ese, sino crear nuevas herramientas y juegos desde 0 que aprovecharan al 100% los canales digitales sin arrastrar viejos vicios. Eso permitía hacer actividades muy interesantes pero también muy económicas, ya que el despliegue logístico era mucho menor. Pero lo más importante: permitió hacer el teambuilding online accesible. Incluso permite hacerlo de forma mucho más frecuente. Si queremos trabajar bien los lazos entre el equipo y la cultura de empresa, no podemos limitar las actividades de teambuilng a una o dos veces al año. 

Existen tres juegos que representan al 100% esa filosofía: DigiCrea, DigiKudos, y DigiReta, los juegos del paquete GamiTeams. Los tres son juegos que se activan fácilmente, y en los que el administrador solo tiene que compartir su pantalla en una videollamada (o proyectarla en una sala de reuniones presencial). Aquí podéis encontrar una demo para probarla gratis. 


Una herramienta de presentaciones virtuales, como Loom

Loom es una herramienta que puede evitarnos muchas reuniones o muchos emails interminables. Permite grabar tu pantalla y tu webcam al mismo tiempo (o una de los dos) y automáticamente se genera un enlace para ver ese video cuando crean oportuno. Puede ser una forma muy personal y emocional de trabajar en asíncrono, ya que ver la cara y escuchar la voz de tus compañeros es mucho más emotivo que leer un email de trabajo


Herramientas asíncronas específicas de cada sector. Com Hootsuite para Marketing, o Figma para diseñadores

Obviamente no existe el café para todos. Cada sector tiene herramientas muy concretas para sus necesidades específicas. Seguro que tras una búsqueda en Google podéis encontrar más herramientas específicas para vuestro sector.


¡Y hasta aquí la guía del trabajo asíncrono! ¿Os ha parecido útil? Pues que no se quede en la teoría y que pase a la práctica. ¡Aprovechad el trabajo asíncrono! Y compartir el enlace si os ha parecido útil.

¿Queréis empezar por algo rápido y sencillo? ¡Probad uno de los juegos de GamiTeams!

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