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5 errores de comunicación que pueden destruir la productividad de tu equipo en remoto
por Jaime Grau
Antes de que el trabajo en remoto fuera una opción viable para muchos equipos, ya cometíamos muchos fallos y errores de comunicación en la oficina o en equipos presenciales. Pero en el momento en el que nos aislamos todavía más y desaparece el entorno físico compartido, esos errores se pueden magnificar y convertirse en un verdadero quebradero de cabeza. Si puedes resolver los problemas de comunicación en tu equipo en remoto, te ahorraras muchísimos otros problemas derivados. A lo largo de este artículo hablaré de los errores más graves que tienes que solucionar o evitar. Estos son los 5 errores de comunicación que pueden destruir la productividad de tu equipo en remoto. ¡A por ellos! No ser claros y concisos Una de las primeras técnicas de comunicación que debemos perfeccionar hasta el límite, especialmente en equipos en remoto, es ser claros y concisos cuando comunicamos. Nada de dejar cosas en el aire. Esto tiene dos aspectos fundamentales. El primero, el mensaje. Si mi compañero o compañera de proyecto viene y me dice algo como “tenemos que tener esto listo para el jueves” y no se trata de una tarea con un responsable fijo y concreto, ¿qué significa con “tenemos? ¿Me está insinuado que lo haga yo pero no quiere resultar mandón o mandona? ¿Es que lo va a hacer él o ella? Al final todo queda en el aire y la tarea se queda por hacer, o se genera incertidumbre en el equipo porque no se ha especificado quién hace la tarea. El segundo aspecto fundamental es el tono. Esto es especialmente relevante en la comunicación en los equipos en remoto. Cuando alguien de tu equipo se comunica contigo de forma presencial, existen muchos elementos que te dan pistas sobre el tono del mensaje. Su voz, su lenguaje corporal… Pero todos estos valiosos elementos se pierden en los mensajes por escrito. Siguiendo el ejemplo anterior, puede que tu superior te diga “tenemos que tener esto listo para el jueves porque vamos muy retrasados”. En persona sabrás si la persona está enfadada contigo, o con la empresa, o si no está enfadada y simplemente está describiendo la situación de forma amable. Pero leer en un email o en un mensaje “tenemos que tener esto listo para el jueves porque vamos muy retrasados” puede interpretarse de mil maneras en el receptor. ¿Me está echando la culpa a mi? ¿Está enfadado? ¿Lo dice de forma amable? ¿Está siendo pasivo-agresivo? El receptor puede interpretarlo de manera incorrecta, o crearle incertidumbre porque no sabe cual es el tono del mensaje.  Así que no asumamos que el receptor va a entender qué queremos decir. Asegúrate de que tu mensaje transmita exactamente lo que quieres decir y con qué intención, no tengas miedo de poner información de más, no va a sobrar.  No escoger los canales de comunicación apropiados o no estandarizarlos ¿Qué canales de comunicación usaremos en cada momento? ¿De todas las herramientas disponibles para hacer videollamadas, cual usaremos? ¿En qué momento es preferible un email a una llamada? Como veis, por un lado debemos establecer qué herramientas se usarán para cada momento, y además cual de todas las herramientas que existen en el mercado será la que usaremos comúnmente. En mi antiguo trabajo llegamos a tener hasta 3 herramientas para hacer videollamadas: Skype, Slack y Google Hangouts (ahora Google Meet). Era un desastre ir preguntando todo el rato qué herramienta usaríamos hoy y dónde teníamos que conectarnos. Finalmente decidimos escoger una y olvidarnos del resto.  Comunicarte como si siguieras en la oficina. La comunicación virtual ha sustituido en gran medida a la comunicación presencial. Ya somos maestros en hacer videollamadas o en chatear por Slack o Teams con nuestros compañeros.  Pero el nuevo mundo en remoto necesita que generemos unos nuevos hábitos a la hora de comunicarnos. Ya se habla mucho de la fatiga que generan demasiadas videollamadas, o de la ansiedad qué provoca estar disponible continuamente para toda la empresa porque siempre llevamos nuestro teléfono encima, o porque pasamos mucho tiempo en nuestro nuevo despacho: nuestro hogar. Es bien sabido que en las oficinas físicas se tiene mucha “reunionitis” y está muy normalizado interrumpir a compañeros y compañeras con cualquier duda que nos surja, pero el trabajo en remoto nos ofrece una oportunidad para cambiar estos hábitos. Y es que caer en los viejos errores pero con las nuevas tecnologías no es aprovechar las ventajas de las herramientas digitales. El trabajo en remoto es el entorno ideal para apostar por la comunicación asíncrona y solucionar estos problemas. La comunicación síncrona consiste en una forma de comunicarse en la que los mensajes no se transmiten en tiempo real. Algo similar a lo que hacemos con los emails, pero llevado a cabo también en mensajes de voz, mensajes de vídeo, o dejando notas en herramientas de gestión de proyectos como Trello o Clickup. Las interrupciones y el abuso de reuniones pueden matar nuestra productividad. Si toda esta comunicación la trasladamos a las herramientas que nos permiten comunicarnos de forma asíncrona y reservamos las conversaciones en tiempo real para lo estrictamente necesario, nuestros niveles de productividad se pueden catapultar porque entramos en estado de flow sin ningún tipo de interrupción. Un ejemplo de estas herramientas es Loom, una plataforma que permite grabar videos de tu pantalla y de tu cámara al mismo tiempo para realizar presentaciones asíncronas. Ese video luego lo compartes con tu equipo a través de una URL que se genera automáticamente. Esta es una buena forma de informar del estado de un proyecto sin convocarlos en una reunión y sin pasarte una hora redactando un email inmenso. Y luego cada miembro verá ese video en el momento que crea oportuno, sin interrumpir su agenda. Puede que te interese: Trabajo asíncrono, la revolución del teletrabajo. Guía completa con ventajas y herramientas No dar feedback en equipos en remoto Uno de los mayores problemas en las empresas en la actualidad es la falta de feedback y reconocimiento. De hecho, muchos empleados abandonan las organizaciones por no sentirse reconocidos. Una mejor oferta salarial es algo muy tentador pero también escaso, por lo que muchos de los abandonos voluntarios en las empresas simplemente ocurren deseando que el nuevo ambiente de trabajo sea mejor que el actual. Si la falta de feedback ya era preocupante cuando trabajábamos de forma presencial y cuando teníamos muchísimas oportunidades para valorarnos y reconocernos cara a cara, ahora que ha desaparecido el espacio físico y la comunicación se limita lo justo y necesario, el escenario es todavía mucho más preocupante. Con el teletrabajo desaparecen las pocas oportunidades en las que se reconocía el valor aportado por la plantilla de forma casual. Utilizar sistemas y herramientas para reconocer y premiar a los empleados por sus logros, o para indicarles sus áreas de mejora y trabajarlas es más importante que nunca. Porque antes todavía podías captar algo de feedback en alguna reunión o a través de alguna conversación casual con tu superior. Pero desde casa has dejado de captar el poco feedback que recibías. Un empleado que se sienta reconocido no bajará su rendimiento y las probabilidades de que abandone la empresa se reducirán. Una herramienta para dar y recibir feedback de forma continua en la empresa es Zeppelean. Además está gamificada y convierte el feedback en un juego de coleccionar cromos. Puedes encontrar más información sobre ella en su web. Si prefieres hacer pequeñas sesiones de feedback en equipo, puedes optar por un juego semanal o mensual. DigiKudos es un juego donde se crea un espacio ameno y divertido para sincerarnos respecto a determinados aspectos positivos o mejorables en nuestra empresa y nuestro equipo. Además es perfecto para equipos en remoto o mixtos (donde una parte del equipo teletrabaja y la otra no). Podéis encontrar más información sobre DigiKudos aquí. O incluso probar una demo gratuita.  Puede que te interese: Estrategias y herramientas para crear una cultura de feedback en equipos en remoto No trabajar los lazos entre los miembros del equipo En el punto anterior hemos mencionado la importancia de mejorar el feedback entre los miembros del equipo, y entre la plantilla y sus superiores. Algo parecido ocurre con el team building. En el momento en el que desaparecen las charlas casuales frente a la máquina de café o la máquina de agua, los empleados necesitan herramientas y formas de socializar y para crear lazos entre ellos. El sentimiento de pertenencia a un equipo es muy importante para una empresa, ya que fomenta la colaboración, el buen ambiente de trabajo y la cultura. Todo esto ayuda a que todos empujen hacia un objetivo común. Por el lado contrario, si los empleados y empleadas no crean lazos emocionales entre ellos se sienten como meros mercenarios y mercenarias, y el teletrabajo puede potenciar esa sensación de aislamiento. Por este motivo es muy importante realizar actividades de team building con el equipo. El problema del team building tradicional es que es caro, necesitamos muchos recursos para llevarlo a cabo, además que solía estar centrado en actividades presenciales que son complicadas de replicar con un equipo totalmente o parcialmente en remoto. Pero también podemos hacer actividades de team building virtual. Aquí tenemos algunos ejemplos de actividades sencillas y muy económicas que podemos llevar a cabo en una videollamada: DIGIKUDOS DigiKudos es un juego de team building en remoto para dar y recibir feedback por parte del equipo. Por turnos, cada jugador o jugadora debe dar el feedback que las dos cartas le indiquen de forma aleatoria. De esta manera creamos un espacio seguro y divertido para reconocer el esfuerzo de los demás, para generar confianza entre el equipo y para encontrar áreas de mejora. ¡Podéis encontrar una demo del juego en este enlace! Recordad que es una versión demo con contenido limitado, por eso las cartas aleatorias tienden a repetirse. La versión completa tiene mucho más contenido. Podéis encontrar más información y precio de este juego aquí.  Lo mejor es que no necesitamos complicarnos la vida para jugar. Solo necesitamos que el equipo haga una videollamada, y que el dinamizador comparta su pantalla con el juego abierto. Por lo tanto es perfecto para jugar tanto de forma presencial en una sala de reuniones, como de forma remota. O incluso en un ambiente mixto donde la mitad del equipo está en remoto y la otra mitad en la sala de reuniones DIGICREA Estamos acostumbrados a actividades para conocerse mejor, actividades para desconectar del día a día laboral y actividades divertidas que generan lazos entre el equipo ¿Pero y si la actividad de team building en remoto además sirve para crear ideas innovadoras que podemos aplicar en nuestro ambiente de trabajo para mejorarlo? Esa es la clave de DigiCrea. Al pulsar el botón aparecen cuatro cartas animadas de forma aleatoria. Tendremos 10 minutos para generar ideas entre todos los miembros que cumplan las condiciones que nos indican las cartas. Podemos jugar todos a la vez, o competir por equipos para ver a quien se le ocurre la idea más loca y útil.  Si queréis tener más información y saber el precio de este juego, podéis encontrarlo aquí. DIGIRETA Haz que el equipo se conozca mejor o que descubra curiosidades sobre ellos de forma divertida y amena. Por turnos, cada persona decide si prefiere una carta aleatoria de VERDAD o de RETO. Las cartas de VERDAD animan a contar anécdotas personales o confesiones. Las cartas de RETO contienen una divertida prueba para hacerla delante la webcam. ¡Las risas están aseguradas! ¡Podéis encontrar una demo del juego en este enlace! También podéis encontrar más información y precio de este juego aquí. Lo positivo en estas actividades de team building es que son muy sencillas y muy económicas. El hecho de que sea tan sencillo, tan accesible y tan económico también nos permite realizar muchas más actividades de teambuilding respecto a las que hacíamos antes, cuando estas actividades solo se han hecho una o dos veces al año.  No respetar los horarios y los husos horarios No podemos pensar que todos están siempre disponibles para nosotros. Que estemos teletrabajando no significa que estemos disponibles 24/7. Puede que hayamos establecido un horario donde todos debemos estar disponibles, o puede que cada uno se haya establecido su propio horario sin tener en cuenta el horario del resto porque se apuesta por el trabajo asíncrono. Sea como sea, debemos respetar los horarios y las metodologías establecidas para comunicarse.  En cuanto a los husos horarios, si todos los miembros del equipo trabajamos en el mismo país, no habrá mucho problema respecto a este asunto. Pero trabajar en remoto también te permite contratar al mejor talento o al talento que se adapte a tus necesidades sin que la distancia sea un problema. Así que si estás trabajando con personas de otros países, ten en cuenta sus husos horarios. En este contexto cobra mucha importancia el trabajo asíncrono que hemos mencionado en los puntos anteriores. Y estos son los 5 errores de comunicación que pueden destruir la productividad de tu equipo en remoto. Espero que conocerlos te ayude a evitarlos, y que las soluciones que te indicamos puedan ayudarte. ¿Queréis empezar por algo rápido y sencillo para evitar o poner remedio a los problemas de comunicación? ¡Probad uno de los juegos de GamiTeams! ¿Quieres que te informemos sobre novedades respecto a los juegos de teambuilding en remoto? ¡Suscríbete a nuestra newsletter!
por Jaime Grau